e-Social para a sua empresa

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, será o responsável por unificar as obrigações que atualmente demandam redundância de informações e causam morosidade às empresas, a exemplo: CAGED, SEFIP e RAIS. Assim, a intenção do Governo Federal é a simplificação e padronização das obrigações. Ainda, tal sistema permitirá uma fiscalização mais eficiente e em tempo real por parte dos órgãos fiscalizadores.

É importante o empresário ficar atento aos impactos causados nas rotinas diárias da empresa com a entrada em vigor do e-Social. O setor mais afetado será o Departamento Pessoal (DP), que precisará atualizar procedimentos e adaptar-se para tornar os procedimentos mais céleres. Assim aquele famoso "jeitinho" que muito se observa nas empresas não se comporta nesta novo cenário, como: não será mais possível realizar admissão retroativa, visto que a informação deve ser informada ao e-Social com um dia de antecedência do inicio efetivo do trabalho. Ademais, a admissão retroativa por parte do empregador nunca foi legalmente possível, pois ao iniciar as atividades na empresa é necessário que o empregado esteja com toda a documentação preenchida, inclusive o ASO (atestado de saúde ocupacional).

Todavia, importante salientar que a nova obrigação não criou novas sanções ou punições aos empregadores. Estas já existiam e apenas serão melhor fiscalizadas.

Na prática, trata-se da obrigação de informar toda a movimentação do trabalhador, rescisão, admissão, remuneração mensal, afastamentos, programa de saúde do trabalhador e demais informações da folha a qual, inicialmente, junto com a EFD Reinf, alimentará a DCTF Web para fins de recolhimento previdenciário.

O grande desafio que os escritórios de contabilidade e os empresários terão pela frente é levantar as informações ocorridas dentro da empresa em tempo hábil para o e-Social dentro do limite estipulado em lei.Não menos importante, é a necessidade de fomentar uma nova atitude para com os empregados, visto ser necessário a atualização dos dados cadastrais do trabalhador (estado civil, endereço...). Atualmente, o empregado muda de nome e muitas vezes não informa seu empregador que toma conhecimento apenas no momento de uma eventual movimentação da conta do FGTS.

Assim, algumas atitudes que a empresa deve tomar para alinhar o DP com as novas obrigatoriedades são:

  • Atualização dos dados cadastrais de seus empregados, tais como: Nome completo, data de nascimento, PIS, CPF e nome completo da mãe;

  • Atualização do cadastro de dependentes, tais como: Nome completo, data de nascimento e CPF (obrigatório a partir da versão 2.5 caso o mesmo seja informado para fins de dedução do IRRF);

  • Manter atualizados os programas de Saúde Ocupacional e os exames periódicos;

  • Informar acidente de trabalho, afastamento médico e licença maternidade - assim que ocorridos - ao seu Contador ou setor da empresa responsável pela entrega do e-Social;

  • Programar as férias para que possam ser informadas com a antecedência mínima de trinta dias, conforme legislação trabalhista;

  • Informar admissão e rescisão com antecedência para que seu contador ou responsável possa informa-los dentro do prazo legal;

  • Respeitar o prazo do aviso prévio trabalhado, o qual deve ser informado antecipadamente ao início do cumprimento;

  • Por fim, definir diretrizes que possibilitem a antecipação e prevenção dos problemas demandados com Recursos Humanos.

Essas são medidas essenciais que visam evitar multas com fiscalização e tornar a entrada do e-Social mais tranquila para as empresas.


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